Comptabilité des copropriétés : ce que chaque copropriétaire devrait comprendre

En Belgique, la comptabilité des copropriétés est strictement encadrée par la loi. Depuis le 1er janvier 2014, elle doit suivre un plan comptable normalisé, identique pour toutes les copropriétés, conformément à l’arrêté royal du 12 juillet 2012. Voici un petit guide pour vous aider à mieux comprendre comment fonctionne la comptabilité de votre immeuble, et à lire les documents qui vous sont présentés lors de l’assemblée générale.

📚 Le plan comptable légal : une base commune pour toutes les copropriétés

Depuis 2014, toutes les associations de copropriétaires doivent tenir une comptabilité en partie double, ce qui signifie :

• Chaque mouvement financier est inscrit deux fois : une fois au débit, une fois au crédit, comme dans une entreprise ;

• Les opérations sont classées selon un plan comptable uniformisé, facilitant la lecture des documents comptables et la comparaison dans le temps ;

• La comptabilité doit être accessible à tous les copropriétaires, pour assurer la transparence.

➡️ En pratique, cela garantit une meilleure visibilité sur la gestion financière, et permet de vérifier que les dépenses sont justifiées et que les soldes sont exacts.

💰 Fonds de réserve et fonds de roulement : quelle différence ?

L’un des sujets les plus souvent sources de confusion : la distinction entre fonds de roulement et fonds de réserve.

🔄 Fonds de roulement

C’est l’argent utilisé pour le fonctionnement quotidien de la copropriété : nettoyage, entretien, assurances, petites réparations…

• Alimenté par les provisions trimestrielles des copropriétaires.

• Consommé au fil de l’exercice comptable.

• Son solde peut être ajusté en fin d’année.

🟢 Il fonctionne comme une caisse pour les frais courants.

🛠️ Fonds de réserve

Il s’agit d’une épargne commune obligatoire, destinée aux gros travaux futurs (toiture, chaudière, mise en conformité…).

• Son montant est décidé par l’AG.

• Il est conservé d’année en année.

• Il permet d’éviter des appels de fonds imprévus.

📌 Ce fonds est légalement obligatoire, selon l’article 3.86, §3 du Code civil.

👉 En résumé : le fonds de roulement fait vivre l’immeuble au quotidien, le fonds de réserve le protège sur le long terme.

📑 Comment lire les comptes annuels d’une copropriété ?

Chaque année, le syndic doit présenter à l’AG les comptes annuels de l’exercice écoulé. Ces comptes sont composés de trois documents clés :

1. Le bilan

Il donne une photographie de la situation financière au 31 décembre :

• Solde des comptes bancaires ;

• Dettes et créances ;

• Montant du fonds de réserve.

2. Le compte de résultats

Il retrace toutes les recettes et dépenses de l’année :

• Appels de fonds ;

• Charges payées ;

• Résultat (excédent ou déficit).

3. L’état des dettes et créances par copropriétaire

Il précise la situation individuelle de chaque copropriétaire : en ordre de paiement, créditeur ou débiteur. Ce document est personnel et confidentiel, conformément à l’article 3.91 §5 du Code civil.

🧠 Foire aux idées reçues

• ❌ “On a de l’argent en caisse, donc pas besoin de fonds de réserve.”
  ✅ Faux. Le fonds de réserve est légalement obligatoire. C’est un filet de sécurité pour la copropriété.

• ❌ “Le syndic garde l’argent sur son propre compte.”
  ✅ Faux. Chaque copropriété doit avoir un compte bancaire distinct à son nom, géré par le syndic.

• ❌ “Je n’utilise pas l’ascenseur, je ne dois pas payer.”
  ✅ Faux. La répartition des charges suit les règles définies dans l’acte de base, pas l’usage personnel.

🤝 Une gestion claire pour une copropriété sereine

Chez Syndic Pieraerts, nous mettons un point d’honneur à rendre la comptabilité lisible, compréhensible et accessible à tous. Nos outils sont conçus pour faciliter la lecture, et nous sommes toujours disponibles pour expliquer chaque ligne ou poste de dépense.

Une copropriété bien gérée, c’est une copropriété où :

• Les finances sont maîtrisées ;

• Les dépenses sont justifiées ;

• Chaque copropriétaire comprend ce qu’il paie.

C’est aussi le meilleur moyen de prévenir les tensions et de construire une confiance durable entre tous les occupants.